知识产权代理机构的管理

中标通认证介绍，企业知识产权工作的开展，离不开知识产权代理机构。知识产权代理机构的代理服务质量的好坏，从一定程度上可以直接影响着企业知识产权工作的质量。截止到最近，中国专利代理机构已达801家，如何从众多的代理机构中选择一个适合企业自己的代理机构，是所有开展知识产权工作的企业都要面临的问题。解决这个问题至少应从以下三个方面入手：

（1）知识产权代理机构的选用

①代理机构资质

企业在选择代理机构时，需根据自身的知识产权代理需求进行选择。若仅仅涉及国内部分，则对代理机构不用过分地关注代理机构的涉外经验。而企业产品、技术涉及国外市场，应重点选择涉外经验较丰富的代理机构，可以帮助企业选择合适的申请路径并节约申请费用。

②代理机构软件条件

a.体系条件

知识产权代理服务是一个系统工程，涉及多个方面的内容，代理机构只有具备良好的流程管理，才能从真正的意义上完成好客户委托的案件。

如专利代理业务，一项发明专利从申请到授权一般要经历2～3年的时间，期间可能涉及新申请的撰写、补正、答复OA、驳回、复审、授权等类似的中间环节，仅时限一项就会涉及50个左右，如果没有好的流程进行控制，极可能会出现遗漏时限的情况，而导致申请被驳回或视撤，致使权利丧失的情况。

众所周知，代理行业人员流动率大，在这种环境下如果没有完整的质量管理体系，代理机构的质量完全掌握在代理人手中；一旦出现代理人的流失，案件质量就可能会有较大的起伏。

b.人员条件

因为知识产权代理服务的实施者即代理人，因此代理人专业素质的高低是影响代理质量好坏的关键因素之一。企业在选择代理机构时，应对代理机构中将要代理本企业案件的代理人的专业背景、工作经验和代理经验进行了解。

③代理机构的硬件条件

a.代理机构业务系统

客户委托代理机构的实施案件，不单是撰写或准备文件的工作，需要涉及到后续内容还有很多，如专利案件基本信息的管理、客户信息的管理、案件时限的管理、客户特殊要求的管理等等；因此，完善的业务系统也是代理机构向客户提供优质服务的基础之一。

b.代理机构的信息安全

众所周知，专利申请、商标注册都可能直接涉及到企业的核心技术和商业秘密，对于企业来说是至关重要的。因此在选择代理机构时，代理机构的信息安全的保障能力也应是企业考察的内容之一。

④代理机构的发展理念和历史

中国目前发明专利授权后维持周期一般是在4～5年，这样计算的话，一个“发明专利”从申请到授权，再到权利周期结束，一般需要6～8年的时间。因此，代理机构的存活周期对于企业来说也是非常重要的，代理机构如果没有长期服务于企业知识产权的理念和发展计划，必定不能为企业提供长期的、稳定的并保证质量的知识产权代理服务。

(2）知识产权代理机构的评价

知识产权代理机构评价周期包括：月份评价、季度评价和年度评价。

月份评价：适合企业有大量案件委托某个代理机构时进行。企业可以对整体案件的流程和实体质量做总体评价。

季度评价：企业可以汇总每季度代理机构在代理业务处理过程中所发生的问题，反馈给代理机构，由代理机构针对问题提出整改计划实施内部改进。

年度评价：企业可以汇总整个年度中代理机构的服务提供数据，包括处理的案件量、案件按时交付率、账单的准确性等等，进行综合的分析和评价。

（3）知识产权代理机构的沟通

①企业与知识产权代理机构的沟通方式

面谈：适合企业遇到典型与重点案件处理。

电话沟通：适合就个案中的具体问题或比较紧急事宜的处理。

电子邮件：适合咨询类/告知类的事宜。

②企业与知识产权代理机构有效沟通渠道的建立

企业与知识产权代理机构之间应建立一种联络的立体架构，以方便企业在遇到知识产权代理方面的问题时，可以在最短的时间内联系到相关负责人进行处理和解决。其宗旨就是最大限度的降低因沟通上的问题，而延误案件处理的可能性。